Considérée comme une tâche plus qu’essentielle, rédiger un compte rendu de réunion demande de nombreuses qualités et contenus. Généralement sous forme de document stratégique, un compte rendu de réunion a un rôle primordial pour la gestion de l’organisation. Bien plus que cela, il s’agit là d’un document associé à la communication interne d’une entreprise. Pour celles et ceux qui désirent connaître les secrets pour la réalisation d’un compte rendu de réunion parfait, voici quelques informations et conseils.
Principes et raisons de réaliser un compte rendu de réunion
Portant en lui l’étiquette d’un rapport, un compte rendu de réunion s’appuie sur les échanges qui, par la suite, sont retranscrits à l’écrit, dans le but de garder une trace de la réunion et des idées échangées. Comme l’indique cette page, une prestation externe de rédaction de compte rendu est d’ailleurs envisageable pour que tous les participants restent concentrés sur la réunion.
Bon nombre de personnes se questionnent sur la véritable utilité d’un compte rendu suivant la réalisation d’une réunion quelconque. Pour répondre à cette question, voici quelques caractéristiques qui incitent de nombreuses personnes à effectuer cette étape dite “primordiale”.
L’utilité de réaliser un compte rendu de réunion
En se fondant sur l’origine d’un compte rendu de réunion, il faut bien évidemment se concentrer sur cette dernière. L’objectif d’une réunion effectuée avec succès s’élargit sur plusieurs horizons, notamment :
- La coordination de différents points dans une entreprise
- La consultation des experts maison
- La prise de décision
- La planification des actions associée à la gestion d’un projet quelconque en cours
- La fixation des “objectifs pertinents et réalistes”, aussi appelés OKR
En conclusion, organiser et réaliser une réunion est un moyen concret pour faciliter le travail dans un milieu professionnel.
En associant la réunion avec l’idée de réaliser un compte rendu, nous remarquons une similitude. Il est normal que le compte rendu rend compte :
- Des propos échangés durant la réunion
- Des expertises
- Des décisions prises
- Des plans recherchés
C’est grâce au compte rendu que les personnes de l’entreprise concernées peuvent s’informer, mais également documenter tous les collaborateurs, et cela, de façon synthétique. De même pour les personnes qui ont été absentes durant la réunion, les membres de la direction ainsi que les opérationnels, réaliser un compte rendu est plus qu’une utilité. Il s’agit là d’un repère ayant pour rôle d’informer sur la productivité de l’entreprise.
Pour finir, il faut savoir que le compte rendu est aussi un document de référence qui offre la possibilité aux personnes de consulter ce qui a été discuté et déclaré.
Les points fixés pour un compte rendu de réunion
Un compte rendu de réunion s’appuie sur des objectifs fixés. Parmi ces multiples points à aboutir, vous aurez notamment :
- La collecte des éléments majeurs effectués durant les échanges
- La prise de décision sur un sujet
- La communication sur les résolutions considérées
- Les informations sur l’avancée d’un travail
- La fixation sur les objectifs sur lesquels toutes les personnes concernées s’entendent
- L’archivage des discussions
Les secrets pour rédiger un compte rendu de réunion parfait
Pour celles et ceux qui ignorent les bons gestes à faire ainsi que les attentes pour obtenir un compte rendu de réunion digne de ce nom, voici quelques étapes et conseils qui sauront convenablement vous guider.
Tout d’abord, pour les novices de compte rendu en général, nous vous conseillons de préparer quelques modèles pour vous donner un petit avant-goût de ce qu’un document pareil requiert concernant son contenu. Ensuite, organisez un modèle dans lequel vous intégrerez tous les éléments primordiaux. Pour finir, il vous suffira de compléter ces derniers à partir des informations reçues durant la réunion. De ce fait, vous économiserez non seulement du temps, mais vous serez également plus concentré.
Pour continuer, en termes de structure, il faut savoir qu’un compte rendu de réunion doit contenir des informations fondamentales et obligatoires, notamment :
- L’objectif de la réunion
- La date de la réunion
- La liste des personnes présentes, absentes et excusées
- La liste des parties prenantes
- Le plan d’action
- La planification des étapes à venir
- Les points essentiels
- L’ordre du jour
- La synthèse de la réunion
- Les décisions prises
Des conseils pour être expert en rédaction de compte rendu
Durant la réunion, nous vous conseillons fortement de prendre des notes. Plusieurs options s’offrent à vous dès lors qu’il s’agit de choisir un support :
- Sur ordinateur portable
- Sur papier
- Sur smartphone
- L’utilisation d’un enregistrement vocal
Durant vos prises de notes, anticipez les abréviations. Cela vous aidera à gagner du temps, surtout pour celles et ceux qui sont plus penchés “rédaction sur papier et à la main”.
Gardez à l’esprit qu’il est primordial de rester synthétique dès lors que vous collectez les informations essentielles de la réunion. De ce fait, focalisez-vous sur les grandes lignes ainsi que les communications majeures.
À la fin de chaque rédaction, que cela soit associé à une réunion ou non, il est toujours important de relire ses notes. Pensez notamment à vérifier plusieurs points tels que le non-oubli d’informations primordiales, la facilité à lire vos notes ou la forme de ces dernières qui se doivent d’être irréprochables. Ensuite, retapez-le au propre d’une manière structurée et professionnelle. En effet, n’oubliez pas que votre compte rendu sera lu par les personnes concernées, notamment les supérieurs ainsi que les parties prenantes.