Une communication efficace commence par un plan. Ceci, à son tour, revient à la formulation d’objectifs et d’actions stratégiques et tactiques pour aider à atteindre ces objectifs. Une communication interne bien planifiée permet d’envoyer et de recevoir les bonnes informations par les bonnes personnes, au bon moment et sous la bonne forme.
Des directives clairement définies permettent d’économiser du temps et de l’énergie pour l’exécution de tâches clés dans le cadre des fonctions exercées. Comment est-ce possible? Le plan de communication rend le processus de communication lui-même presque automatique et sans tracas.
Qu’est-ce qu’un plan de communication ?
Un plan de communication fait partie de la gestion de chaque projet. Il détermine comment vous communiquerez les prochaines étapes. Il peut être ciblé sur un groupe, par exemple les médias ou les actionnaires. Cependant, il peut également s’appliquer à tous les groupes, c’est-à-dire : les collaborateurs, les résidents, les partenaires d’affaires, etc.
A quoi ressemble un plan de communication ?
Un plan de communication détaillé se présente généralement sous la forme d’un tableau dans lequel vous trouverez des champs tels que :
- destinataires,
- moyens de communication,
- canaux de communication,
- actions correctives pour les problèmes de communication,
- objectifs de communication.
Exemple de plan de communication interne
Le plan de communication interne présente des informations spécifiques et des activités promotionnelles relatives à un projet précis que nous entendons présenter aux destinataires, en l’occurrence l’environnement interne (employés, direction, investisseurs, sous-traitants). Le mieux est de l’illustrer sur un exemple précis, qui peut être une sorte de matrice :
Date limite
Dernier trimestre 2022
Objectifs de communication
Améliorer la communication du personnel chargé du contact direct avec le client, accroître l’intérêt pour les canaux de promotion individuels : Facebook, LinkedIn, site Web.
destinataires : direction, employés du service des ventes, employés du service à la clientèle
Outils
Formation à la constitution d’équipes, formation à la construction d’une marque personnelle sur les médias sociaux, mise à jour des informations publiées sur le site Web, réalisation d’activités engageantes sur les médias sociaux, organisation de réunions régulières d’information et de consultation.
Calendrier détaillé des réunions et des publications
Divisant le trimestre entier en jours individuels et assignant des tâches individuelles à des dates précises, en tenant compte de leur régularité et de leur caractère cyclique.
Indicateurs présumés d’évaluation de l’efficacité
Nombre de participants aux réunions d’information et de consultation, nombre de collaborateurs formés, nombre de destinataires des contenus sur le site internet et dans les réseaux sociaux, portée dans les réseaux sociaux.
Conclusions
C’est-à-dire une discussion sur les effets de l’application d’activités individuelles ainsi que des commentaires qui aideront à améliorer les processus individuels à l’avenir. Par exemple, les réunions de groupes moins nombreux apportent de meilleurs résultats de communication.
Les erreurs à éviter lors de la création d’un plan de communication
La première erreur courante est l’absence d’objectif fixe pour la campagne de communication. Ni vous, ni vos employés ne savez exactement quoi communiquer ni pourquoi c’est important. Cela favorise la situation où le plan de communication devient juste un document mort.
Egalement, en parcourant les plans, on retrouve toujours les mêmes slogans, notamment dans la section décrivant à quoi doit ressembler la communication. Réfléchissez à la façon dont vous devriez réellement communiquer avec tous les groupes. Définissez les différences et les attentes, puis décrivez en détail la forme de communication.
Avantages du plan de communication
Un plan de communication de projet réussi permet d’atteindre de nombreux objectifs, ce qui lui procure bien des avantages :
- permet de mieux s’organiser et de créer une cohérence dans les différentes actions entreprises,
- aide à communiquer régulièrement de manière ciblée,
- met en évidences les priorités et les objectifs à atteindre,
- aide à améliorer vos relations avec les clients internes et les fournisseurs.